Un cuadro de mando integral sobre Business Central que elimina el reporting manual de todo el grupo.
Grupo Mayo (Ediciones Mayo y LEN) es una editorial de comunicación científica en el ámbito de la salud, con oficinas en Barcelona, Madrid y el País Vasco. Gestiona proyectos editoriales, formación, eventos y medios para la industria farmacéutica. Su dirección necesitaba una visión completa del negocio, desde la evolución comercial hasta la rentabilidad de cada proyecto, sin esperar al cierre mensual ni depender de informes preparados a mano.
- Cliente
- Grupo Mayo
- Sector
- Editorial de comunicación científica en salud
- Servicios
- Datos y cuadros de mando
- Tecnologías
- Power BI, Power Query, Business Central, SharePoint, Power Automate
El reto
El seguimiento del negocio se apoyaba en hojas de Excel, informes que cada equipo elaboraba con su propio criterio y consultas directas a Business Central. Cada cifra existía en varias versiones y ninguna coincidía por completo. La preparación del informe mensual consumía horas de los equipos comercial y financiero, y la información llegaba a dirección con retraso.
El reto iba más allá de conectar el ERP. Era necesario traducir la lógica financiera del grupo (objetivos por vendedor, puntos muertos, comparativas interanuales) a un modelo que se actualizara solo. Y cada perfil debía acceder únicamente a la información que le corresponde.
Los informes que trae Business Central solo ven Business Central, y aquí las cifras que importaban salían de cruzar varios orígenes. La decisión no fue qué herramienta de informes usar, sino si construir debajo un modelo común que los sostuviera todos. Lo construimos, y lo dejamos de forma que el equipo pueda seguir añadiendo métricas sin nosotros.
Cómo lo hicimos
El trabajo comenzó por las fuentes. Conectamos Power BI a los servicios web de Business Central de Ediciones Mayo y LEN, y unificamos en un solo modelo proyectos, líneas de planificación, movimientos contables, recursos, vendedores y objetivos. Las tablas que vivían fuera del ERP (fichas de cliente, objetivos por vendedor, puntos muertos) se incorporaron desde SharePoint. Ningún equipo mantiene ya dos versiones de la misma información.
La parte más exigente consistió en convertir la forma en que Grupo Mayo mide su negocio en cálculos que se comportan igual en cualquier vista. Desarrollamos más de 200 medidas DAX. Entre ellas, comparativas dinámicas con el ejercicio anterior, ratios de éxito de preventa, tickets medios, distribuciones por línea de negocio y medidas contextuales que se adaptan a los filtros activos.
El resultado son diez informes interactivos que abarcan desde la evolución comercial hasta la rentabilidad por proyecto, concebidos para leerse en un minuto: qué funciona, qué se desvía y dónde. Cada informe responde a una pregunta concreta de un equipo, no a una lista genérica de indicadores.
Un flujo de Power Automate actualiza los datos con un solo clic desde el propio informe, con control de concurrencia para evitar conflictos entre actualizaciones. La seguridad a nivel de fila garantiza que cada comercial vea únicamente su equipo, y la distribución por audiencias en la app de Power BI determina qué informes ve cada perfil.
- 01.
Integración directa de Power BI con Business Central y SharePoint
- 02.
Traducción de la lógica financiera del grupo a más de 200 medidas
- 03.
Diseño de diez informes para dirección, comercial y finanzas
- 04.
Automatización del refresco y seguridad por roles
Arquitectura
Las piezas del sistema y cómo fluyen los datos entre ellas.
01Orígenes
- Business CentralWeb servicesPower Query + DAXOData, diario
- SharePointTablas complementariasPower Query + DAXPower Query
02Transformación y modelado
- Power Query + DAXModeladoPower BIDataset
03Entrega y gobierno
- Power AutomateRefresco en 1 clicPower BIOn-demand
- Power BI10 informes interactivosPower BI AppRLS y audiencias
- Power BI AppAcceso, Audiencias
El impacto
Los equipos comercial y financiero dejaron de elaborar informes a mano. Las horas semanales dedicadas a cruzar hojas de cálculo se destinan ahora a la venta y al análisis.
La evolución comercial, la rentabilidad por proyecto y la comparativa interanual conviven en un mismo lugar, actualizadas y accesibles desde cualquier dispositivo.
Los permisos por rol y por audiencia hacen que un comercial vea su cartera, un responsable su oficina y la dirección el grupo completo, sin copias ni versiones paralelas.
El modelo admite nuevas fuentes y nuevas preguntas sin rehacer el trabajo. Grupo Mayo actualiza y consulta la información sin depender de perfiles técnicos.
El trabajo no terminó con los diez informes. Seguimos con el equipo definiendo los siguientes cuadros de mando a medida que aparecen preguntas nuevas.
- 01.
Eliminación del reporting manual
- 02.
Visión consolidada del grupo con datos del día
- 03.
Acceso ajustado a cada perfil
- 04.
Una base analítica preparada para crecer
- 05.
Después de la entrega
Resultados del proyecto
Informes interactivos que sustituyen al reporting en Excel
10
Medidas de negocio traducidas a cálculos que se actualizan solos
+200
Para refrescar los datos de Business Central desde el propio informe
1 clic
Lo que dice el cliente
Chini Torres
CFO en Grupo Mayo
“Trabajar con Laketab nos ha permitido dar un salto claro en cómo gestionamos la información. Hemos pasado de procesos manuales a un reporting automatizado, fiable y completamente alineado con nuestra realidad de negocio. No sólo han desarrollado la solución, sino que ha entendido la lógica financiera y operativa detrás, adaptando el modelo a nuestras necesidades reales. Estoy segura de que seguiremos trabajando juntos en el futuro.”
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